안녕하세요~
오늘은 근무 중에 수시로 들어오는 팩스 수신 인쇄 없이 바로 PC 파일로 저장 및 수신 되는 방법에 대해 공유하려고 합니다.
며칠 전 근무 중에 제가 개선한 방법으로 다른 분들도 적용하면 좋을 꺼 같아서 공유하려고 합니다.
저희 회사는 광고성 팩스들이 많이 들어옵니다.
그럴 경우 불필요한 인쇄도 많이 되고 이면지도 쌓입니다.
무엇보다 진짜 중요한 팩스가 들어왔을 때 잘못 인쇄되거나 수신 오류시 못 받을 경우 거래처에 다시 요청해야 하는 경우도 발생합니다.
또 팩스 수신 내역을 관리할 수가 없기 때문에 자료를 다시 찾아야할 때 번거롭습니다.
그래서 오늘은 팩스를 인쇄 없이 바로 PC 폴더의 PDF파일로 받는 방법에 대해 알아보고자 합니다.
저희 회사는 코니카 미놀타 복합기를 사용하기 때문에 이를 바탕으로 자세히 설명하겠습니다.
다른 회사 제품도 설정하는 방법이 거의 비슷한 걸로 알고 있습니다. 참고해 주세요~
바탕화면 글자색 변경 : 단계별 설명 및 사용자 경험 개선 방법
▶ 팩스 수신 PC파일로 받는 방법
1. FAX 폴더 생성 및 네트워크 공유하기
① 팩스가 수신 될 폴더를 하나 만들어주세요. 저는 바탕화면에 ‘FAX’ 라는 폴더를 하나 생성했습니다.
② 새로 만든 ‘FAX’ 폴더를 선택하고 오른쪽 마우스 클릭하여 ‘속성’을 클릭합니다.
③ ‘FAX속성’ 창이 열리면 두번째 공유 탭을 선택하고 ‘공유’를 클릭합니다.
④ ‘네트워크 엑세스’ 창에서 공유할 사람을 ‘Everyone’을 입력하고 추가를 클릭합니다.
⑤ 아래 창에 ‘Everyone’이 추가됩니다. ‘Everyone’의 사용 권한 수준을 클릭하여 ‘읽기/쓰기’로 변경하고 아래 공유를 클릭합니다.
⑥ 다시 ‘FAX속성’ 창의 공유 탭에서 ‘고급 공유’를 클릭합니다.
⑦ ‘선택한 폴터 공유’를 클릭하면 공유 이름에 ‘FAX’ 가 나타납니다. 그러면 아래에 ‘권한’을 클릭합니다.
⑧ 모든 권한, 변경, 읽기를 모두 허용으로 클릭하고 아래 ‘적용’ 클릭하고 ‘확인’ 클릭합니다.
⑨ ‘FAX속성’ 창의 아래에 ‘네트워크 및 공유 센터’를 클릭합니다.
⑩ ‘모든 네트워크’에서 ‘암호로 보호된 공유’를 꺼줍니다.
2. FAX 주소 등록하기
그 다음 FAX 주소를 등록하려면 공유할 복합기의 ‘IP주소’가 필요합니다.
저는 복합기 IP주소를 알고 있어서 바로 등록할 수 있었지만, IP주소를 모르시는 분들은 IP주소를 먼저 확인해주세요
아래에 ‘IP주소’확인하는 방법은 다음과 같습니다.
① 제어판을 클릭합니다.
② 제어판에서 ‘장치 및 프린터 보기’를 클릭합니다.
③ 그러면 내 컴퓨터에 연결되어 있는 모든 프린트 및 장치를 확인할 수 있습니다. 여기에서 등록할 프린터를 우클릭하고
‘프린터 속성’을 클릭합니다.
④ ‘포트’ 탭을 클릭하면 ‘IP주소’를 확인할 수 있습니다. ‘IP주소’를 메모해 주세요.
⑤ IP주소를 확인했다면 그 다음 인터넷 주소창에 ‘IP주소’를 입력 후 엔터를 누룹니다.
⑥ 그러면 내 복합기 정보를 확인할 수 있습니다. 여기서 수신지 등록을 클릭합니다.
⑦ ‘새 등록’을 클릭하고 ‘SMB’를 체크하고 확인을 누룹니다.
⑧ 아래와 같이 주소록을 입력하고 확인을 누룹니다.
3. 복합기에서 팩스 수신 설정
이제 마지막 단계입니다.
복합기에서 팩스 수신 설정을 변경해주면 됩니다.
① 복합기에서 메뉴를 클릭합니다.
② 유틸리티 → 관리자 설정 클릭 (관리자 설정은 비번을 입력해야 합니다. 비밀번호 : 12345678 입력)
③ 팩스 설정 → 기능 설정 → 회신 설정 → 팩스 클릭합니다.
④ 팩스에서 ‘등록 수신지에서 지정’ 클릭
⑤ 2번 단계에서 주소록 등록시 저장했던 이름이 뜹니다. ‘팩스’ 주소를 클릭하고 확인을 누룹니다.
이렇게하면 이제부터 팩스가 PC파일로 들어오는 것을 확인할 수 있습니다.
오늘은 팩스를 PC 파일로 받는 방법에 대해 알아보았습니다.
이렇게 바꾸고 며칠 업무해 보니 진작 바꿀 껄 하는 생각이 들더라구요
팩스를 파일로 받으니깐 불필요한 이면지도 발생하지 않고 중요한 문서는 파일로 바로 저장할 수 있어 편리했습니다.
그런데 퇴근할 때 PC를 종료하면 팩스 수신을 파일로 받을 수 없습니다.
PC를 계속 켜두어야 하는데요. 저는 퇴근할 때 PC를 종료하니깐 다행히 팩스가 종이로 수신이 되더라구요.
저 같은 경우 퇴근 이후에는 팩스가 거의 들어오지 않기 때문에 문제가 되지는 않았습니다.
저와 비슷한 환경에서 근무하시는 분들에게 도움이 되시길 바랍니다.~